4.5. Zoekconferenties

Zoekconferenties
Een hulpmiddel om het innovatiespeelveld tot een collectieve ambitie te maken

We willen de verhouding producten/projecten die we leveren veranderen van 70/30 naar 60/40

Bedrijfsleider van familiale KMO is “op pensioen” maar blijft touwtjes in handen houden, hoe krijgen we de verantwoordelijkheid en het eigenaarschap terug in de onderneming?

Fusie-organisatie van 2 KMO's waar de culturele verschillen leiden tot veel wederzijds verwijt. Bedrijfsleider wil klimaat veranderen van een klaagcultuur naar een cultuur waar medewerkers komen met voorstellen voor verbetering.

We moeten komen tot een doorbraakbeslissing over de strategie en missie van ons instituut: willen we een top-onderzoeksinstelling worden of willen we vooral toegepast onderzoek verrichten.

3 bedrijven op hetzelfde bedrijventerrein die verwante activiteiten hebben die samen met kernspelers uit de verschillende bedrijven opportuniteiten voor samenwerking willen onderzoeken

Je wil met je organisatie een doorbraak realiseren en het is noodzakelijk dat hiervoor verschillende partijen tegelijk gemobiliseerd worden. Deze partijen hebben uiteenlopende belangen en achtergronden. Je wil hierrond op korte termijn veel beweging zien in je organisatie en concrete veranderingen zien in termen van resultaten en vernieuwingen.

· Ben je bereid om je te engageren om alle afspraken en acties die uit de zoekconferentie komen, ook effectief te implementeren?

· Kan je leven met een perspectief van minstens een half jaar alvorens de eerste resultaten te zien? Deze tijd is nodig om de conferentie grondig voor te bereiden, en de actieplannen om te zetten in realiteit.

· Heb je voldoende budget beschikbaar in termen van tijd die mensen hieraan mogen besteden en om de nodige externe begeleiding te voorzien?

· Ben je er zeker van dat mensen de conferentie niet zullen aangrijpen om eventuele persoonlijke conflicten op te lossen?

· Zijn er binnen je eigen organisatie personen die dit proces met jou kunnen trekken en ondersteunen?

· Zijn jullie vertrouwd met de Appreciative Inquiry methode of met de Solutions Focus aanpak?

· Het tastbare eindresultaat van de zoekconferentie is een gedragen actieplan waar iedereen zich toe geëngageerd heeft

· Medewerkers voelen zich maximaal betrokken bij de uitdagingen waar de organisatie voor staat

· Medewerkers weten zich mee verantwoordelijk voor het realiseren van deze uitdagingen en hebben een concreet zicht op hoe ze daartoe persoonlijk zullen bijdragen.

· Alle leden van de organisatie hebben geleerd om oplossings- en toekomstgericht te werken aan uitdagingen en problemen.

The proof of the pudding is in the eating. Wat uiteindelijk gebeurt met de voornemens en acties die gemaakt worden tijdens de zoekconferentie is belangrijker dan de kwaliteit van deze voornemens en acties. Werk projectmatig, vier elk succes, hou de pas erin, blijf alle betrokkenen aanspreken op genomen engagementen. (link naar 5.5)

· Zet 'het hele systeem in één kamer'. Dit betekent dat iedereen wordt uitgenodigd die belang heeft in de agenda maar die elkaar gewoonlijk niet ontmoeten

· Er is op voorhand een expliciet engagement dat alles wat aan het einde van de conferentie wordt afgesproken, ook effectief wordt geïmplementeerd

· Er wordt gewerkt in “gemengde teams” bestaande uit leden van de verschillende partijen

· Iedereen mag zich moeien met alles wat aan bod komt

· De aandacht wordt consistent gericht op de uitdagingen voor de toekomst en niet op de problemen van gisteren

· Dialoog wordt systematisch gehanteerd als communicatiemiddel, niet het debat

· Problemen en conflicten worden tijdens de zoekconferentie behandeld als informatie, niet als actiepunten

· Mensen worden maximaal tot zelforganisatie uitgenodigd

· Het eindresultaat van de zoekconferentie bestaat uit goedgekeurde, gemeenschappelijke, haalbare actieplannen die maximaal geïmplementeerd worden door de betrokkenen zelf

Leg op directieniveau de krijtlijnen voor de gewenste vernieuwing vast:

· Expliciteer de verwachte resultaten van de zoekconferentie

→ Voorbeeld aanpak: IN/OUT/? - matrix: zoekconferentie tool 1: Downloads  --> Paswoord aanvragen

· Leg tijdslijn en budget vast voor opzetten van de zoekconferentie en implementeren van de actieplannen

· Breng stakeholders & experten in kaart

→ Voorbeeld aanpak: stakeholder-analyse: zoekconferentie tool 2: Downloads

· Maak een voorlopige lijst van deelnemers op

Dit team is samengesteld uit vertegenwoordigers van de betrokken partijen en rapporteert aan de directie. Het stuurteam krijgt een duidelijk mandaat om als tijdelijk projectteam op te treden dat instaat voor de implementatie van het project en hierover rapporteert aan de directie. Het is de rol en de verantwoordelijkheid van het stuurteam om te garanderen dat kort op de bal gespeeld kan worden. Hiervoor moet het design team niet enkel over coördinerende bevoegdheden, maar ook over een beslissingsbevoegdheid beschikken, zodat acties snel in de praktijk kunnen omgezet worden. De communicatie tussen het stuurteam en de opdrachtgever dient heel efficiënt georganiseerd te zijn, zodat heel snel gereageerd kan worden. Het stuurteam wordt het best geleid door een projectleider voor wie dit project een uitdaging is.

De zoekconferentie wordt idealiter begeleid door een externe begeleider die ervaring heeft met de “appreciative inquiry methode”.

Samen met de facilitator worden volgende zaken voorbereid:

· Kick-off van de conferentie door de directie

· Plan van aanpak van de conferentie (fasering, afwisseling subgroepen/plenair, vastleggen van vraagstelling subgroepen, rapporteringsformule, bepalen van vervolgstappen & subprojecten)

· Coördinatie van de logistieke ondersteuning

Alle betrokkenen worden samengebracht met als doel de de verandering daar en dan in gang te steken. Volgende stappen worden typisch doorlopen. Tijdens de verschillende fasen zitten deelnemers samen in subgroepen met wisselende samenstelling.

· Het verleden: wat heeft ons hier gebracht?

• Kennismaking
• In kaart brengen historiek

→ Vb temperatuurscurve: zoekconferentie tool 3: Downloads

• Eensgezindheid over focus en doelstelling van de zoekconferentie

→ Vb goaling-methodiek: zoekconferentie tool 4: Downloads

· Het heden: waar staan we nu?

• Trends die de huidige situatie beïnvloeden

→ Vb SWOT-analyse: zoekconferentie tool 5: Downloads

• Gevolgen van deze trends voor het heden en voor de toekomst

· Onze gewenste (gedeelde en haalbare) toekomst.

• De ideale toekomst geconcretiseerd

→ Vb droom-oefening: zoekconferentie tool 6: Downloads

• Dé thema's die de grootste hefboom betekenen voor deze toekomst

→ Vb time quake oefening

· Eerste stappen en afspraken naar de gewenste toekomst.

• Voorstellen van actieplannen en te nemen vervolgstappen

→ VB small steps: zoekconferentie tool 7: Downloads

• Goedkeuring van finaal actieplan door alle betrokken partijen

→ VB Carroussel-aanpak: zoekconferentie tool 7: Downloads

• Vastleggen van eigenaarschap voor de acties

Projectmatige aanpak:

Voorzie een korte fase voor het consolideren en uitwerken van het finaal actieplan. Het best wordt deze fase geleid door de projectleider die samen met de deelprojectleiders of actie-eigenaars en het stuurteam het veranderingsproject leidt.

Voor de grotere actiepunten wordt indien nodig een projectteam samengesteld dat verantwoordelijk is om binnen de vooropgestelde doelstellingen en timing het actiepunt uit te werken.

· Uitwerken door de eigenaars van een projectblad per actie

→ projectblad: zoekconferentie tool 8: Downloads

· Afstemmoment en validatie van de projectbladen – communicatie naar de andere betrokkenen – begin van visualisatie van het verloop van de projecten

· Integreren van de planningen in een overall-planning

→ Voorbeeld overall plan: zoekconferentie tool 9: Downloads

· Opzetten van een meeting-rapporering-communicatiestructuur

· Organiseer een projectkickoff, waarin de projectteamleden het actiepunt uitklaren en vertalen naar een project, de mijlpalenplanning opstellen en concrete werkafspraken maken.

· Voorzie een regelmatige opvolging (teamvergaderingen op vaste tijdstippen werkt hiervoor het best)

· Organiseer een verplichte rapportering op de mijlpalen naar de andere projecten.

Visualisatie:

· Werk met posters om de verschillende actiepunten/projecten die gestart worden aan te kondigen

→ Voorbeeld A3-blad: zoekconferentie tool 10: Downloads

· Organiseer animatie rond die posters: zorg dat de medewerkers ze zien, dat ze de mogelijkheid hebben om ideeën te leveren, opmerkingen te maken, … Post-its zijn hiervoor zeer geschikt en laagdrempelig.

· Visualiseer de vooruitgang in de projecten, zodat ze medewerkers mee betrokken zijn in de evolutie van de projecten (en niet enkel de resultaten zien).

→ Voorbeeld Visualisatie: zoekconferentie tool 11: Downloads

Evaluatie

· Plaats tussentijdse resultaten in de kijker

· Voorzie een regelmatige evaluatie die tegelijkertijd als extra stimulans voor de werkgroepen kan dienen

· Hou een stevig tempo aan. Zoek vooral naar dingen die op korte of middellange termijn kunnen gerealiseerd worden.

· Bouw pauzes in waarin de organisatie even niet aan het project dient te denken, zodat ze met hernieuwde ideeën en goesting de volgende fase kunnen aanpakken.